Een event organiseren is niet niks. Het is veel werk er vereist een bepaalde kunde. En dan nog blijkt het soms moeilijk om mensen te triggeren naar uw evenement te komen. Hieronder zes tips die uw kans vergroten van uw evenement een succes te maken.
1. Personal touch
Nadat u het doel van uw evenement hebt vastgesteld, de datum hebt geprikt, de locatie hebt geregeld, en dergelijk, is het zaak om de gasten uit te nodigen. De personal touch is hierbij key. Men ontvangt dagelijks al zoveel mails en uitnodigingen voor van alles en nog wat, dat ze niet zitten te wachten op de zoveelste onpersoonlijke mail. Geef uw genodigden dus het gevoel dat ze bijzonder zijn. Spreek ze persoonlijk aan. Laat de uitnodiging door iemand binnen uw organisatie versturen die ze kennen. En als het kan, stuur zelfs een uitnodiging per post.
2. De gastenlijst als trigger
Mogelijke twijfelaars haalt u over door een gastenlijst mee te sturen. Als ze zien welke gasten mogelijk allemaal komen, zien ze ook direct wie potentieel interessant is om een praatje mee te maken.
3. Een strak programma
De uitnodiging kan nog zo persoonlijk en mooi zijn, als het programma niet interessant genoeg is voor uw doelgroep, zullen ze waarschijnlijk wegblijven. Zorg dat u in uw uitnodiging duidelijk maakt waarom het event zo belangrijk is voor uw genodigden. What’s in it for them? Er moet genoeg afwisseling zijn tussen presentaties/workshops en interactie. Daarnaast is het goed om niet meteen alles te verklappen. Beetje mysterie en spanning rondom het event is altijd goed. Trigger ze met leuke mailtjes waarin u telkens iets prijsgeeft.
4. Zet uw eigen netwerk en kanalen in
Als het goed is heeft uw bedrijf/organisatie verschillende communicatiekanalen tot de beschikking. Gebruik deze kanalen verstandig en plaats nieuwtjes over uw event. Zorg voor leuke posts op social media of schrijf er een blog over. Daarnaast zijn de collega’s uw beste ambassadeurs. Laat ze reclame maken voor het event in hun eigen netwerk.
5. De locatie
Een locatie is minstens zo belangrijk. Het liefst wilt u als organisator een bijzonder of inspirerend congrescentrum kiezen. Of bijvoorbeeld een locatie met een prachtig uitzicht als het Docks Dome in Brussel. Bij deze locatie kijkt u uit over het kanaal van Brussel en over de tuinen van het Koninklijk paleis. Het oog wilt immers ook wat. Daarnaast is een mooie locatie ook altijd een goede manier voor gasten om op een laagdrempelige manier een praatje met anderen aan te knopen en op die manier te netwerken.
6. De nazorg
Is het event afgelopen? Vergeet dan niet uw gasten te bedanken voor hun komst middels een kaartje of een leuk presentje. Of stuur ze een mooie samenvatting van de dag met daarin nuttige zaken die tijdens het event zijn besproken. Op deze manier vergroot u de kans dat mensen een volgende keer ook weer naar een event van u komen. Bovendien kunnen ze misschien ook anderen enthousiasmeren mee te komen.
Reageer