Quel type d’aide un organisateur professionnel de conférence peut-il vous offrir?

  • 28 September 2017
  • Temps de lecture : 10 min

Quel type d’aide un organisateur professionnel de conférence peut-il vous offrir?
Organiser un événement réussi n’est pas facile, c’est pourquoi un organisateur professionnel de conférence peut faire une bonne part du travail pour vous.

Voici les plus importants avantages:
Moins de stress
Vous vous occuper du sujet (donne de l’énergie) et l’organisateur de conférence s’occupe de l’organisation (prend de l’énergie).

Questions critiques
Un organisateur de conférence d’expérience vous demandera des questions sur le budget, les objectifs et les endroits.

Une plus grande qualité
Communiquer avec les visiteurs et les conférenciers, accueillir les invités, les horaires, le traiteur et la technique... Tout ira beaucoup mieux si vous choisissez un partenaire qui fait cela à temps plein depuis des années.

Approche créative
Un bon organisateur de conférence écoutera vos objectifs et pourra créer une approche créative adaptée, comme opter pour un talk-show, une rencontre minute, des acteurs, une appli spéciale, des dessins animés en direct, etc.

Du temps pour vos invités
La journée même, vous aurez plus de temps pour profiter de la conférence et de faire des rencontres avec les visiteurs et les conférenciers.

Plus d’informations
Quel type d’aide un organisateur professionnel de conférence peut-il vous offrir?
Peu d’organisations ont le luxe de libérer quelqu’un à temps plein pour organiser une conférence. C’est habituellement quelque chose que les employés doivent faire en plus de leur travail régulier. Une personne réserve un centre de conférence à Liège, une autre signe un conférencier international et encore une autre s’occupe de l’inscription des visiteurs. Êtes-vous au courant de tout? Est-ce qu’on s’occupe des tâches moins plaisantes aussi? Si ce n’est pas le cas, alors vous devriez penser à embaucher un organisateur de conférence.

Voici les avantages:
Un organisateur de conférence fait baisser votre stress
Au fait, pourquoi voulez-vous organiser une conférence?

Êtes-vous intéressé par les dernières opinions des experts dans votre domaine? Est-ce que vous aimez parler aux visiteurs de votre secteur? Est-ce que vous voulez attirer l’attention sur un produit ou un service?

Ou aimeriez-vous plutôt vous battre avec une clé USB, avec un projecteur qui ne coopère pas et une présentation PowerPoint de dernière minute?

Un organisateur professionnel de conférence s’assurera que vous pourrez vous occuper de la planification (donne de l’énergie), tandis qu’il s’occupera des détails organisationnels (prend habituellement de l’énergie).

Les questions critiques qui vous aident avec le budget
Est-ce qu’un organisateur de conférence est une dépense ou un investissement?

Cela dépend non seulement de votre propre expérience (comme organisateur de conférence moins expérimenté, vous profiterez plus d’une aide professionnelle), mais aussi de la pensée critique de l’organisateur de conférence.

Un organisateur de conférence d’expérience se permettra de demander des questions critiques sur vos objectifs, votre budget et les endroits:
- Pourquoi choisir un certain endroit? Peut-être que par habitude, vous optez pour un centre de conférence à Anvers, tandis que le parking au centre de conférence à Bruges est mieux et en plus, vous épargnerez des sous.
- Est-il réaliste d’organiser une conférence pour un budget spécifique? Combien de visiteurs avez-vous besoin pour pouvoir inviter des grands conférenciers de votre secteur? Quelles dates vous donnent la meilleure chance de réussir et combien de temps à l’avance devez-vous commencer?

Votre conférence est d’une plus grande qualité
Comme le dit l’expression, le diable se cache dans les détails. Et c’est vraiment le cas lorsqu’on organise une conférence.

Peu importe la qualité du conférencier, se battre avec une présentation PowerPoint ou quelqu’un qui n’est pas dans la bonne salle ne fera pas bonne impression sur vos visiteurs.

Un organisateur professionnel de conférence a tout vécu ce qui peut mal tourner au moins une fois et sait comment organiser un événement réussi:
- Une planification réaliste, un budget, une analyse de risque et un horaire. (Avec assez de flexibilité au cas que quelque chose tourne mal)
- Une communication professionnelle avec les visiteurs. (Pas de souci avec la vente de tickets et des questions sur le parking)
- Accueillir les invités pendant la conférence. (Vos visiteurs savent toujours où ils doivent se trouver)
- Coordination du traiteur et de la technique. (La bouffe est réservée à temps, pas de souci avec les présentations)
- Évaluer la conférence. (Comment cela s’est passé en comparant avec d’autres conférences ?)

Une approche créative adaptée à votre public cible
Les Pays-Bas sont un pays de conférence important où se tienne beaucoup d’événements. Cela veut également dire que vous avez beaucoup de concurrence : louer une salle avec des conférenciers ne suffit plus.

Un bon organisateur de conférence vous aidera à trouver un endroit particulier et un angle créatif adaptés à votre public cible.

Il sait ce qui marche et ce qui ne marche pas et comment trouver le bon équilibre entre des extras sympathiques et une certaine profondeur. Des types populaires sont un talk-show, un jeu en direct, un débat, des sessions de remue-méninges, une rencontre minute ou une appli que les visiteurs peuvent utiliser pour se rencontrer.

Du temps pour vos invités
Même si une conférence demande beaucoup de préparation, ce qui compte à la fin, c’est les journées de l’événement. À ce moment-là, vous allez récolter les fruits de votre travail assidu. Un organisateur de conférence s’occupera de tous les trucs pratiques et vous aurez vos mains libres pour rencontrer des conférenciers intéressants, des invités ou de faire de ce que vous avez besoin de faire.

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